اگر صاحب کاندو هستید یا قصد خریدن کاندو دارید، اینها مقرراتی است که حتما باید خبر داشته باشید
مجتمع‌های آپارتمانی (کاندومینیوم‌ها) محیط‌هایی اجتماعی هستند که برخی از آنها کم‌دردسرتر از بقیه اداره می‌شوند. اگر قصد خریدن یا حتی اجاره کاندو دارید، حتما تحقیق کنید که شرکت‌های کاندومینیوم چگونه درباره‌ی امور مالی، فضاهای مشترک، قوانین و مقررات تصمیم‌گیری می‌کنند.
این مطلب درباره‌ی وظایف هیئت‌مدیره، حق رای و مسئولیت‌های شما، قوانین و محدودیت‌های متداول و همچنین تفاوت‌های میان کاندومینیوم‌های «خود-مدیریت-شده» و آنهایی که اداره‌ی امور روزمره‌شان را به شرکت‌های مدیریت املاک می‌سپارند، توضیح می‌دهد.
ما در این مجموعه مقالات به همه آن مواردی که مربوط به زندگی در کاندو در کانادا باشد می‌پردازیم، از خوبی‌ها و دردسرهای آن می‌گوئیم، از اختیارات و مسئولیت‌های شما به عنوان مالک یا ساکن یک کاندو حرف می‌زنیم. با این وعده که در پایان انتشار این مجموعه مقالات، آن را به صورت یک کتاب الکترونیک هم منتشر خواهیم کرد.
بهروز سامانی مدیر سایت خبری – اطلاع‌رسانی بنا و کارشناس املاک و مسکن در تورنتو
هیئت‌مدیره از چه کسانی تشکیل می‌شود؟
هیئت‌مدیره The Board Of Directors (در بریتیش‌کلمبیا شورا Council نامیده می‌شود) معمولا با رای‌گیری مالکان کاندومینیوم‌ها و از میان خودشان انتخاب می‌شود.
تعداد اعضا، شرایط نامزدی، نحوه‌ی رای‌گیری، طول دوره‌ی هیئت‌مدیره، میزان دستمزد، شرایط برکناری از هیئت‌مدیره و سایر مسائل مرتبط، در قوانین استانی یا منطقه‌ای و یا آیین‌نامه‌های داخلی کاندومینیوم مشخص می‌شود. هیئت‌مدیره جلسات منظمی برگزار می‌کند تا به امور کاری تشکیلات کاندومینیوم، از جمله سیاست‌ها و امور مالی و تصمیم‌گیری درباره‌ی مراقبت و تعمیرات مشاعات یا همان فضاهای مشترک، رسیدگی کند.
مالکان کاندوها در چه مسائلی حق رای دارند؟
بسیاری از تصمیمات کاندومینیوم توسط هیئت‌مدیره گرفته می‌شود، اما برخی تصمیمات معین بایستی توسط مالکان واحدها اتخاذ گردد. مالکان تمام واحدها در این جلسات حق رای دارند. حق رای شما براساس یکی از موارد زیر مشخص می‌شود:
- قوانین کاندومینیوم تصویب‌شده در استان یا منطقه‌ی شما
- اسناد مدیریت کاندومینیوم شما (مانند اساسنامه و یا آیین‌نامه‌های کاندومینیوم)
- وضعیت مالی شما در کاندومینیوم. اگر از پرداخت سهم هزینه‌های خودتان عقب افتاده باشید، ممکن است حق رای‌تان را از دست بدهید.
برخی کاندومینیوم‌ها به هر واحد یک رای اختصاص می‌دهند. برخی دیگر میزان رای را براساس مالکیت اجزای مشترک تنظیم می‌کنند. این پاداش مالکیتی، اغلب با عنوان «ضریب واحد» Unit Factor، «سهم متناسب» Proportionate Share یا «درصد مالکیت» Percentage Of Ownership شناخته می‌شود.
ضریب واحد برای هر واحد کاندومینیوم، معمولا به‌نسبت ارزش واحد در مقایسه با مجموع ارزش تمام واحدها در آن شرکت کاندومینیوم محاسبه می‌شود. برای مثال، یک سوئیت سه‌خوابه دونبش در طبقه دهم با دسترسی به فضای سبز روی سقف، معمولا ضریب واحد بالاتری نسبت به یک واحد دوخوابه در زیرزمین دارد.
ضریب واحد شما در هنگام محاسبه‌ی شارژ کاندو یا همان هزینه‌های ماهانه‌ای که برای مراقبت و تعویض اجزای مشترک پرداخت شود، نیز لحاظ می‌گردد.
آیا حضور در جلسات یا مشارکت در کمیسیون‌ها اجباری است؟
حضور در جلسات یا مشارکت در کمیسیون‌ها، بسته به آنچه در مقررات کاندومینیوم یا سایر اسناد مدیریتی قید شده است، ممکن است اجباری باشد. اما چه اجباری باشد یا نباشد، شما در قبال خودتان و سایر مالکان مسئول هستید که در کامیونیتی کاندومینیوم‌تان مشارکت کنید.
این جلسات فضای آزادی برای تبادل‌نظر هستند تا مالکان درباره‌ی نحوه‌ی اداره‌ی ساختمان بحث و درباره‌ی تغییرات در استفاده از فضاهای مشترک، آیین‌نامه‌ها و سایر امور رای‌گیری کنند. برای اینکه رای‌گیری صورت گیرد، اغلب لازم است حداقل درصد معینی از مالکان یا به اصطلاح «حدنصاب» Quorum حاضر باشند، پس هرکس وظیفه دارد شرکت کند.
توصیه به ساکنان کاندوها
پیش از خرید، از ساکنان فعلی سوال کنید که آیا مشکلی با سروصدا، حیوانات خانگی، پارکینگ، دود یا بوی نامطبوع از سایر واحدها داشته اند یا خیر و اینکه چطور به این مشکلات رسیدگی شده است. این مساله خصوصا درصورتی که از یک خانه ی تک واحده به کاندومینیوم چندواحده نقل مکان می کنید، حائز اهمیت است.
آیا اگر در جلسات یا رای‌گیری‌ها شرکت نکنم، باز هم موظف به پیروی از تصمیمات اخذ شده هستم؟
هیئت‌مدیره جلسات منظمی را برگزار می‌کند و حق دارد تصمیماتی بگیرد که بر کل مجموعه‌ی ساختمان تاثیرگذار است، چه شما در جلسات باشید چه نباشید. برای تصمیم‌گیری‌هایی که نیاز به تایید مالکان واحدها دارد، معمولا در جلسات عمومی سالانه یا جلسات ویژه رای‌گیری می‌شود.
هیئت‌مدیره از قبل، شما را از برگزاری جلسات مطلع می‌سازد تا بتوانید برای حضور برنامه‌ریزی کنید یا وکیلی تعیین کنید. اگر رای ندهید و پیشنهادی تصویب شود، موظف به پیروی از آن هستید.
تفاوت بین آیین‌نامه‌ها و مقررات کاندومینیوم چیست؟
آیین‌نامه‌ی کاندومینیوم Condominium’s Bylaws، نحوه‌ی اداره‌ی شرکت کاندومینیوم را مشخص می‌کند. آیین‌نامه‌ها اغلب به اموری مانند نحوه‌ی رای‌گیری و اجرای وظایف هیئت‌مدیره، نحوه‌ی تقسیم و جمع‌آوری هزینه‌های مشترک و نحوه‌ی تصویب مقررات می‌پردازند.
مقررات Rules بر مسائل روزمره‌ی زندگی در کاندومینیوم تمرکز دارند و بین هر دو کاندومینیوم متفاوت هستند. بسته به ماهیت شرکت، مقررات ممکن است بسیار سخت یا بسیار آزاد باشند، اما درهرصورت هدف از مقررات، تضمین مکانی امن، خوشایند و جذاب برای زندگی است.
مقررات علاوه‌براین، اختیارات و مسئولیت‌های شما به عنوان یک مالک را نیز مکتوب می‌سازد. مقررات معمولا موارد زیر را پوشش می‌دهند:
- حداکثر تعداد ساکنان در هر واحد
- حیوانات خانگی
- سروصدا
- پارکینگ
- ساعت‌های مجاز برای استفاده از برخی امکانات، مثل استخر یا سالن بدنسازی
- نمای ظاهری و یا تغییرات مجاز در فضای واحد کاندومینیوم
شما پیش از خریدن یک واحد کاندو، باید تمام مقررات و مسئولیت‌های خود را به دقت مطالعه و درباره‌ی آنها فکر کنید. می‌توانید نسخه‌ای از مقررات را از فروشنده، مدیر ملک یا اعضای هیئت‌مدیره دریافت کنید. فقط مطمئن شوید که جدیدترین نسخه را دریافت کرده‌اید.
قوانین استانی و منطقه‌ای کاندومینیوم، مشخص می‌کند که آیین‌نامه‌ها (و گاهی حتی مقررات) چه مسائلی را می‌توانند پوشش دهند. تمام آیین‌نامه‌ها باید هم با قوانین استانی و منطقه‌ای و هم با اساسنامه شرکت کاندومینیوم سازگار باشند.
مقررات نباید به مسائل پوشش‌یافته در آیین‌نامه‌ها بپردازند، وگرنه در صورت شکایت ممکن است لغو شوند. قوانین مربوط به کاندومینیوم در برخی حوزه‌های قضایی، تفاوتی میان آیین‌نامه‌ها و مقررات قائل نمی‌شوند.
مقایسه شرکت‌های مدیریت ملک و کاندومینیوم‌های خود-مدیریت-شده
بیشتر شرکت‌های کاندومینیوم، یک شرکت مدیریت ملک Property Management Company را استخدام می‌کنند تا زیر نظر هیئت‌مدیره ساختمان، امور روزمره را پیش ببرند. این امور اغلب شامل موارد زیر است:
- جمع‌آوری هزینه‌های ماهانه و هر هزینه‌ی خاص دیگر
- نظافت و تعمیرات فضاهای مشترک
- پرداخت قبض‌های انرژی در فضاهای مشترک
- اداره و تعمیرات سیستم‌های گرمایشی، تهویه و سایر سیستم‌های ساختمان
- برف‌روبی و تخلیه‌ی زباله
سایر کاندومینیوم‌ها، «خود-مدیریت-شده» Self-Managed هستند. در این ساختمان‌ها، هیئت‌مدیره – و در برخی موارد، ساکنان یا مالکان دیگری که داوطلب می‌شوند – وظایف اداره‌ی روزمره را بر عهده دارند. خود-مدیریتی می‌تواند باعث صرفه‌جویی مالی شود و همچنین حس کنترل و همبستگی بیشتری به مالکان بدهد. اما چالش‌های متعددی نیز در بر دارد، از جمله:
- یافتن اشخاص داوطلبی که در زمینه‌ی تعمیرات ساختمان، بودجه‌بندی، بیمه و مسائل حقوقی آشنا باشند و بتوانند زمان کافی را به کارهای روزمره کاندومینیوم تخصیص دهند
- عدم تداوم و پیوستگی فعالیت‌ها (ناشی از تغییر اشخاص داوطلب)
- سیستم‌های نظارت و پاسخگویی ضعیف
وقتی به خرید کاندومینیوم خاصی فکر می‌کنید، مطمئن شوید که سیستم مدیریتی آن، فارغ از آنکه وظیفه‌ی مدیریت بر دوش خود هیئت‌مدیره است یا به موسسه‌ای بیرونی سپرده شده است، برایتان خوشایند باشد. ممکن است سیستم مدیریتی در هزینه‌های واحدتان یا وظایفی که در قبال اداره و تعمیرات ساختمان دارید، تاثیرگذار باشد.
هشدار به خریداران!
کاندومینیوم‌های خود-مدیریت-شده Self-Managed می‌توانند به‌خوبی اداره شوند، اما بهتر آن است که از پشتیبانی قوی و مشاوره‌ی یک وکیل و یک حسابدار متخصص در فعالیت‌های مرتبط با کاندومینیوم نیز بهره‌مند شوید.
آیا می‌دانستید؟
اگر نتوانید در جلسه‌ی مالکان شرکت کنید، ممکن است مجاز باشید که شخص دیگری را به‌جای خودتان بفرستید. این شخص، به اصطلاح «وکیل» Proxy نامیده می‌شود. هنگامی که مالکان درباره‌ی امور مهمی، مثل تغییر آیین‌نامه یا انتخاب عضو جدیدی در هیئت‌مدیره رای‌گیری می‌کنند، می‌توانید رای‌تان را از طریق وکیل‌تان اعلام کنید. معمولا لازم است تعیین وکیل‌تان را از طریق سندی امضاشده اعلام کنید.
بهروز سامانی مدیر سایت خبری – اطلاع‌رسانی بنا و کارشناس املاک و مسکن در تورنتو
